¿Qué son los Fraudes Financieros y cómo prevenirlos?

Un fraude financiero o una estafa financiera es un delito contra la propiedad de un patrimonio. Normalmente se dan en un entorno económico, ocasionando pérdidas monetarias a compañías, inversores y empleados. Existen múltiples tipos de fraude, dentro de los más comunes se encuentran:

• La anulación de facturas cobradas y venta de servicios que no son declarados en impuestos.
• Los pagos de sueldo a personal que no trabaja ni tiene ningún tipo de vinculación laboral con la empresa.

Este tipo de actos mal intencionados han generado consecuencias nefastas tanto en empresas grandes como medianas y pequeñas.

Muchas empresas no saben que han sido víctimas de un fraude y han vivido con ello, la falta de controles internos puede llevar a una empresa a que tengan o se generen malversaciones o desfalco de activos (desviar fondos con fines privados o particulares). Pero no solamente estos problemas afectan lo financiero, sino también muchos otros aspectos de tipo moral en la organización y de la ética que se maneja en cada una de ellas.

¿El tamaño de la empresa afecta para ser propensa a fraudes?

El tamaño de la empresa no influye. –El fraude no reconoce tamaños-, este se puede presentar en empresas grandes, medianas y pequeñas, incluso no reconoce ubicaciones geográficas, pueden ser víctimas tanto empresas nacionales como internacionales, todas pueden ser objeto de fraude en cualquier momento. En las empresas pequeñas el impacto del fraude es mayor, ya que por lo general no invierten en sus áreas de controles internos. Lo que permite una mayor posibilidad de sufrir en cualquier momento una estafa financiera.

La detección de un fraude se ha convertido en una verdadera hazaña porque la persona que lo comete, posiblemente ya ha identificado ciertos elementos o debilidades dentro de la empresa. Principalmente, es porque esa persona identifica algún tipo de oportunidad para cometer dicho fraude. El individuo analiza internamente si en la empresa no hay supervisión ni ningún tipo de regulación que lo pueda detener. Esto se conoce como –Triángulo de la oportunidad del fraude-.

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¿Cómo impacta financieramente el fraude a las empresas?

El primer impacto es el monto del fraude, esta acción causará un daño económico a la empresa, puesto que lo más perjudicado allí es el capital de la compañía y de los socios que la conforman. El segundo, son los costos que vienen asociados a ese fraude, si la empresa acude a especialistas para realizar auditorías forenses para detectar o descubrir la totalidad del fraude, juntando las evidencias necesarias para luego especificar la causa de este, son costos adicionales en los que debe cubrir la empresa.

Por último, es el costo reputacional, es el más difícil de sobrellevar dado que los clientes que actualmente maneja la empresa y, en caso que detecten algunas irregularidades, posiblemente van a empezar a mirar a los otros competidores y en efecto esto causará su desprestigio.

El impacto reputacional es el que logra tener mayor peso, es negativo ante la sociedad, empleados y trabajadores. Los accionistas pueden tomar determinaciones radicales como el no seguir invirtiendo en esa empresa, simplemente porque ven un riesgo.

No se debería marcar la cultura de la permisibilidad en las empresas, sobre todo si el que lo permite es el mismo dueño, porque esto puede llevar a que los empleados  tengan la intención de aplicar malas conductas.

Hay que contar con un código de ética dentro de la empresa, de esta manera los empleados conocerán de primera mano cómo es el funcionamiento ético y profesional en la organización. Así, mediante una activa participación, se logrará establecer un ambiente sano dentro de la misma.

Los fraudes empresariales pueden ser perpetrados tanto por personas internas como externas. Se tiene la idea que solamente al interior de la empresas es donde se cometen la mayoría de los fraudes, pero lo cierto es, que pueden llegar a confabularse algunos empleados internos de la empresa con personas externas para cometer algún tipo de fraude.

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Hacer una matriz de riesgos evita actividades ilícitas en la empresa.

Entre más sea vulnerable el sistema de control dentro de las empresas, es más probable  sufrir un evento de estas características. Cada organización debe tener su propio core, donde lo que se busca es estar monitoreando cuáles son esas actividades sensibles internamente dentro de la organización. Es por medio de sistemas o aplicativos digitales con los cuales permiten el seguimiento y prevención de fraudes, es un mecanismo esencial a tener en cuenta para la gestión organizacional.

Por lo general, dentro de las prioridades de las empresas, casi nunca se contempla la implementación de mecanismos de control antifraude, la prioridad siempre ha sido la venta como también la  producción, reducción de costos y expansión del negocio. Invertir en controles internos y adquirir herramientas tecnológicas para la prevención y detección de actividades ilícitas, debería ser una prioridad más que un gasto.

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Fraudes financieros más comunes en las empresas 

La selección del personal es una gestión clave que todas las empresas deberían implementar al momento de contratar, donde no solo se evalúen sus conocimientos, sino también, sus valores morales y ética profesional para evitar fraudes. Vamos a explicar algunos de los más comunes:

• Los fraudes informáticos: Se pueden generar mediante correos electrónicos, donde lo que se busca es robar los datos personales como los datos bancarios. Algunos de ellos son malware y phising.   
• El robo de identidad: Se trata de tomar los datos personales del titular de la tarjeta de crédito y simular ser esa persona para realizar algún tipo de compra o transacción bancaria. 
• El fraude documental: Este fraude se produce cuando el empleado presenta una factura o un ticket que no cumple las condiciones para considerarse válido dentro de los estatutos de la organización.
• El fraude de tipo cronológico: Se trata de un tipo de fraude interno en el que los gastos presentados por el empleado no se ajustan a los límites marcados por las políticas de viaje de la empresa.
• Compra de artículos: En estos casos la infracción se comete cuando el empleado adquiere un producto sin autorización de la empresa, puede ir desde un cargador de celular hasta equipos de mayor valor económico.
• Presentación del gasto fuera de plazo: Se trata de un fraude en donde el empleado presenta sus notas de gastos o facturas fuera del plazo establecido por la empresa.
• La manipulación de capital social y patrimonio: Generalmente es realizada por administradores de recursos y con abuso de cargos de confianza.
• Fuga de información intencional:  Esta fuga puede ser sobre la tecnología usada por la compañía, sobre sus transacciones, servicios y productos.
• Apropiación Ilícita: Puede ser de dinero, bienes o valores.

Implemente un sistema de denuncia para que sus empleados puedan denunciar.

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¿Cómo prevenir el fraude?

La prevención es lo más importante para cualquier empresa, debido a que cualquier persona podría ingresar desde un computador y hackear toda la información para luego ser manipulada de manera fraudulenta y cometer cualquier tipo de estafa. 

Existen millones de formas de delinquir de manera fraudulenta. Es importante contar con medidas de protección contra el fraude.

A continuación podrás encontrar medidas antifraude que pueden servirte a ti y a tu empresa como mecanismo de control:

• Realización de auditorías y controles tanto internas como externas.
• Implementación de códigos de ética empresariales.
• Controles del acceso de la información.
• Definición detallada de tareas, roles, responsabilidades, puestos, etc.
• Rotación laboral.
• Controles periódicos y sorpresivos.
• Contar con informantes entre el personal.
• Programas de capacitación.
• Selectividad y revisión de antecedentes del personal contratado y a contratar.
• Mantener un código ético para evitar el fraude.

Existe un término muy conocido para determinar los tres impactos o motivos principales que pueden llevar a alguien a cometer un fraude, se conoce como “Diamante del Fraude” y se clasifica de la siguiente manera:

• La oportunidad: Se trata de encontrar el momento preciso para cometer el fraude, conociendo de manera exacta todas las debilidades de la empresa. 
• La presión: Este comportamiento se puede ver reflejado cuando al empleado se le deposita el voto de confianza para que tenga en su poder tokens o claves financieras, donde pueda realizar algún tipo de transacción a su cuenta bancaria.
• Racionalización: Son aquellos pensamientos e impulsos que se generan desde la mente de la persona para llegar a cometer un fraude. Una idea muy común que puede rondar en la mente de la persona es “me lo merezco”, “no me subieron el sueldo”, “no tengo cómo pagar mis deudas”.

¡El fraude nunca deja de crecer! Hay que invertir en aplicativos digitales para el control, prevención y mitigación de su impacto negativo en la organización. Es por eso que para evitar ciertos tipos de fraude dentro de su empresa, primero debe estar seguro a quién le va a ofrecer su producto o servicio, y consultar una central de riesgo como DataCrédito Empresas.

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