Las listas restrictivas son bases de datos nacionales e internacionales donde está recopilada toda la información sobre reportes y antecedentes tanto de personas naturales como jurídicas. En estas listas se puede evidenciar toda aquella actividad sospechosa, procesos judiciales, investigaciones o condenas por delitos relacionados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Uno de los elementos de control fundamentales en los Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, tiene que ver con las consultas en listas, llámese Restrictivas, Listas de PEPs (personas política y públicamente expuestas), OFAC, Interpol, Onu, Naciones unidas, etc. Esto se ha convertido en uno de los elementos fundamentales en los procesos de conocimiento del cliente como un mecanismo de control eficiente y efectivo.
Las organizaciones normalmente contratan proveedores terceros que se encargan de mantener actualizada la información, o suministrar bases de datos que les permitan a las entidades validar antecedentes de sus contrapartes.
Vamos a enunciar algunos aspectos que consideramos mínimos, deben ser tenidos en cuenta al momento de evaluar a su proveedor de listas:
Determinar el alcance de fuentes y nivel de cumplimiento
Un primer elemento que tiene que pensar el oficial de cumplimiento o el área encargada responsable de hacer este proceso de selección, es determinar el alcance y la cobertura tanto de fuentes, como el nivel de cumplimiento que desea tener dentro de sus controles de verificación de contrapartes.
¿Qué significa esto? Puede existir en la normatividad que corresponda a cada país o cada sector, donde existen solo algunas listas de referencia enunciados por los órganos de vigilancia y control, es más, al hablar de listas vinculantes podemos estar hablando de la lista ONU, en algunos casos algunas compañías incluyen la lista OFAC. Sin embargo, pueden estarse limitando o considerando que si solo requieren de ciertas listas, estas dos listas, como únicas para para su proceso de validación.
Aquí puede existir un gran riesgo dentro de todo su sistema de gestión de riesgos, porque están limitando el alcance únicamente a dos fuentes, o a unas únicas fuentes que no tienen una cobertura local, o suficiente para ayudar a prevenir y detectar este tipo de operaciones o de situaciones relacionadas con antecedentes de sus contrapartes.
Así que lo primero es: determinar claramente hasta dónde quieres llegar y qué nivel de riesgo quieres asumir. Ejemplo: Juan decide comprar su primer vehículo y decide asegurarlo. Por ende, Juan está por tomar una decisión importante, la cual es asegurar todo el vehículo. Sin embargo, él puede tomar otros caminos y solamente pagar una póliza todo riesgo o asegurar una parte del vehículo. Esto tiene que ser medido en función al nivel de riesgo que quiera asumir Juan.
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¿La información está actualizada?
Un segundo aspecto al elegir tu proveedor de listas, es evaluar, si la información con la que cuenta se mantiene actualizada permanentemente, ¿en qué forma es presentada esta información?, ¿cuenta con criterios apropiados para identificar los nombres completos de las personas naturales o de las empresas?
Estos son elementos de referencia y son fundamentales para su proceso de validación. Es conveniente que se tenga una evaluación clara respecto a la forma en que se suministra esta información. “Los procesos manuales están mandados a recoger”.
El envío de bases de datos y la descarga de información, puede conllevar a riesgos de reprocesos, riesgos manuales que de pronto pueden conllevar a que no se haga una efectiva validación de las listas. Todos estos elementos deben ser considerados al momento de valorar su proveedor de listas.
PEPs ¿Su proveedor cumple con las regulaciones exigidas?
Un elemento importante tiene que ver con la identificación de los PEPs (personas política y públicamente expuestas). Cada país y cada sector tiene unas regulaciones especiales en este sentido. ¿Su proveedor cumple con esa regulación? Esa es una primera pregunta que debes establecer, porque se pueden encontrar en el mercado muchos proveedores de listas que mencionan tener o contar con estas listas y cumplir con el tema de los PEPs.
Es bueno que dentro de la evaluación, contextualice la entidad si su proveedor está consultando todas esas fuentes que su legislación le está exigiendo. No solamente es suficiente con que denuncien que tienen una lista de PEPs.
Identifiquemos qué fuentes y con qué periodicidad la consultan, ¿cómo están registrando la información?, ¿cómo están manejando el retiro de las personas que ya no pueden ser consideradas PEPs?, ¿por cuánto tiempo permanecen según lo que corresponda cada regulación? Son aspectos importantes al momento de valorar tu proveedor de listas.
Elegir calidad por encima del precio
Recordemos que “lo barato sale caro”, a veces encontramos en el mercado que uno de los criterios de valoración para elegir un proveedor de listas está fundamentado 100% en el precio, y esto no puede ser un tema de referencia.
El Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de la empresa, debe contar con mecanismo tecnológicos y data suficiente que ayude a reducir realmente el nivel de exposición de riesgos a los que se enfrenta.
Asimismo, encontrarás en el mercado diferentes precios y diferentes proveedores, pero más allá de analizar los precios, lo mejor es realizar una evaluación integral de justamente el servicio que te ofrecen, la información con la que cuentan, no solamente la cantidad de registros sino realmente cuál es la dinámica interna que el proveedor asume para mantenerte actualizado. ¿Cuál es la dinámica de las fuentes de información, con qué periodicidad están consultando las fuentes? ¿Qué fuentes consultan?
Es importante analizar y determinar si esas fuentes son de utilidad o no, y seleccionar cuales son, bajo el criterio de la entidad, importantes o relevantes para administrar todo lo que es su Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
¿Qué soporte tecnológico le brinda su proveedor de listas?
Es importante que su Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo cuente con un aplicativo que te permita hacer estas consultas, que cuenten con acuerdos de niveles de servicio, web service; que se puedan conectar en línea con sus sistema core de negocio, para automatizar un poco más los procesos de consulta.
La tecnología en estos casos representa un elemento fundamental en su Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
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MiDecisor – Comprueba el escaneo en listas de referencia SARLAFT
DataCrédito Empresas pone a disposición de las empresas colombianas, un informe digital prepago con información suficiente para encontrar las coincidencias por nombre o número de identificación en Listas de Referencias (nacionales e internacionales) de financiación del terrorismo, lavado de activos y personas política y públicamente expuestas (PEPs) a la fecha de la consulta.
Algunas de las fuentes consultadas para realizar este escaneo preventivo son:
- Boletín contraloría
- Boletín fiscalía
- Boletín superfinanciera
- Histórico ofac
- Interpol
- Onu
- Vinculados
- Naciones unidas
- Entre otros
Listas PEPs
- Consejo nacional electoral
- Consejo superior de la judicatura
- Corte constitucional
- Corte suprema
- Embajadas en colombia
- Embajadas en el exterior
- Entre otros
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